Konkurs ofert na obsługę Dożynek Gminnych 2013

Trzebnickie Centrum Kultury i Sportu ogłasza konkurs ofert na obsługę handlowo - gastronomiczną imprezy plenerowej, na zasadzie wyłączności:

Dożynki Gminy Trzebnica w terminie 08.09.2013r.

Miejsce imprezy: miejscowość Brzyków
Artyści, którzy wystąpią na imprezie:

VOX, Dziubek Band, Kapela Marciny

Czas trwania imprezy: 15:00 – 01:00

Oferta powinna uwzględniać miejsca dla konsumentów; min. 1000 osób - stoliki, ławki, parasole. Sprzedaż piwa i napoi w naczyniach plastikowych. Obsługę punktów handlowych i urządzeń do rozrywki w miejscach wyznaczonych przez Organizatora . Możliwość ustawienia „wesołego miasteczka”  - agregat do obsługi wszelkich urządzeń gastronomicznych i rozrywkowych zapewnia oferent.

Firmy zobowiązują się do ogrodzenia miejsca punktów sprzedaży napojów alkoholowych oraz zachowania czystości na obszarze konsumpcji (w trakcie i bezpośrednio po imprezie).  Oferent zabezpiecza we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi / przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym/.

Oferty należy składać osobiście w Trzebnickim Centrum Kultury i Sportu, ul. Prusicka 12 55-100 Trzebnica (Sekretariat pokój 103) lub pocztą /decyduje data wpłynięcia oferty do siedziby Trzebnickiego Centrum Kultury i Sportu/.

Oferty przyjmowane będą do dnia 24 lipca 2013 roku do godziny 11.00.
Wyniki konkursu zostaną podane na stronie internetowej Trzebnickiego Centrum Kultury i Sportu  www.kulturaisport.trzebnica.pl do dnia 26 lipca 2013 roku do godziny 15.30. 

Szczegółowych informacji udziela Sekretariat TCKiS, tel. 71/312-09-47 (w godzinach 7:30 – 15:30).

I. Opis przedmiotu zamówienia. 
 

1. Na przedmiot zamówienia składa się: Zapewnienie obsługi handlowo - gastronomicznej podczas Dożynek Gminy Trzebnica w miejscowości Brzyków w dniu 08 września 2013 r.

2.Zakres zamówienia 

Zakres rzeczowy przedmiotu zamówiony do obsługi Dożynek Gminy Trzebnica w miejscowości Brzyków w dniu 08 września 2013 r., który musi zapewnić obsługujący imprezę obejmuje:

• stoiska gastronomiczne z małą gastronomią, o zróżnicowanym asortymencie m. in.:

- potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.) 
- napoje bezalkoholowe 
- napoje alkoholowe do 4.5% oraz piwo 

Oferent przyjmuje do wiadomości, że przedstawiciele wsi eksponujący swoje produkty regionalne oraz inne podmioty wskazane przez Organizatora uzyskują prawo do nieodpłatnego wystawiennictwa.

• Wystarczającą ilość miejsc siedzących za stołami i część stołów z zadaszeniem (parasolami lub namiotem) - minimum na 1000 osób
• Zapewnienie obsługi cateringowej VIP dla 35 osób w miejscu wskazanym przez Organizatora
• Zapewnienie obsługi stoisk handlowych na terenie imprezy Zapewnienie urządzeń  rozrywkowych (dmuchańce, mini karuzele) na terenie wyznaczonym przez Organizatora
• Zapewnienie „wesołego miasteczka” na terenie wskazanym przez Organizatora

• Obsługujący imprezę  będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen
• Obsługujący imprezę zobowiązany będzie do dostarczenia wszelkich atestów, pozwoleń, koncesji niezbędnych do obsługi imprezy.

3. Obsługujący imprezę  zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych w ramach organizowanej imprezy .
4. Po stronie Obsługującego imprezę  leży również uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną, oraz wszystkich innych zaświadczeń i pozwoleń.
5.  Obsługujący imprezę  zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Organizatora zawartymi w regulaminie organizacyjnym pow. imprezy. 
6 . Obsługujący imprezę  zobowiązuje się do obsługi punktów gastronomicznych podczas w/w imprezy w czasie jej trwania oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru w czasie i po zakończeniu imprezy
7. Obsługujący imprezę  zobowiązuje się do wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych.
8. Obsługujący imprezę  zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych. 

 

  

Warunki formalne:

1. Obsługujący imprezę zobowiązany jest do przedstawienia referencji od Organizatorów imprez o podobnym zasięgu z ostatnich dwóch lat
2. Obsługujący zobowiązany jest przedstawić zaświadczenie z  Urzędu Skarbowego  i ZUS o niezaleganiu z podatkami i składkami.
3.  Obsługujący imprezę  zobowiązany jest do podania kwoty, jaką może zapłacić za uzyskanie wyłączności. Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie w kwocie brutto. Cenę oferty należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 

 Przy ocenianiu ofert uznanych za ważne Organizator będzie się kierował niżej podanymi kryteriami: 
 

• wysokość wkładu pieniężnego za wyłączność na obsługę gastronomiczną  udokumentowane doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych, referencje
• różnorodność i atrakcyjność proponowanych stoisk gastronomicznych na imprezę różnorodność stoisk sadowniczych
• ogólny wizerunek stoisk z imprez obsługiwanych przez oferenta - foto
• dodatkowe atrakcje (urządzenia rozrywkowe) Organizator oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie złożonych ofert. 
  
  Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez Obsługującego imprezę  w zakresie każdego kryterium. 

Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu lub kopercie, zabezpieczoną w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści. Oferta powinna być zaadresowana w sposób następujący: 

Trzebnickie Centrum Kultury i Sportu, ul. Prusicka 12 55-100 Trzebnica

z dopiskiem: 

Oferta na obsługę handlowo - gastronomiczną podczas Dożynek Gminy Trzebnica 2013

Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem, lub ogłoszenie nowego konkursu. O zamknięciu konkursu bez wybrania oferty zamawiający powiadomi pisemnie uczestników.

II.  Składanie i otwieranie ofert.

1. Oferty należy składać w siedzibie Organizatora.  Ul. Prusicka 12 55-100 Trzebnica, pokój 103, Sekretariat
2. Termin składania ofert upływa w dniu 24 lipca 2013  r. o godzinie 11.00.  Oferty otrzymane przez Organizatora po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania.
3. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 24 lipca 2013 r. o godzinie 11:15 w siedzibie Organizatora pokój 102. O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie oraz na stronie internetowej www.kulturaisport.trzebnica.pl